Sabem que, entre classes, treballs i exàmens, el teu ordinador pot acabar ple de fitxers anomenats “final1”, “final_bo”, “esquema_asdf”, “treball Ana_revisatJoan”…. Per a ajudar-te a fer que trobar els teus apunts no siga una missió impossible, et proposem aquestes recomanacions, basades en la “Guia de bones pràctiques en la gestió de documents digitals a la Biblioteca UJI”.
- On guarde cada cosa?
No deixes els teus arxius perduts en l’escriptori o a la carpeta de “Baixades”. La ubicació ha de dependre de la finalitat del document:
- Per al dia a dia i treballs personals: Utilitza la teua unitat de xarxa personal en el núvol, com Google Drive o OneDrive. Això et permet accedir als teus recursos des de qualsevol lloc i dispositiu les 24 hores del dia.
- Per a treballs en grup: Compartiu carpetes en el núvol i vinculeu documents (creant accessos directes) en lloc de duplicar-los per a treballar sempre sobre la mateixa versió.
- Crea una jerarquia lògica de carpetes i subcarpetes
No barreges les fotos de l’estiu amb els apunts d’Estadística. La clau és una estructura jeràrquica de carpetes i subcarpetes clara: Funció → Activitat → Expedient → Documents.
Recorda que, en el món digital: un expedient = una carpeta = un assumpte.
Crea una carpeta per a cada any i dins d’aquesta, una carpeta específica per a cada assignatura o per al teu TFG.
- Anomena els teus fitxers com un professional
El nom del fitxer ha de permetre identificar el contingut sense haver d’obrir-lo.
– Format recomanat: Utilitza sempre l’esquema Data_Assumpte i evita l’ús de dades personals, espais o símbols especials.
❌ apunts de clase de María.docx
✅ 2025_02_15_Apunts_DretCivil_ Tema1.pdf
– Control de versions: Si estàs redactant un treball important, com el TFG, i fas canvis, afegeix al final del nom _v01, _v02, etc.
📄 2025_11_02_TFG_v1
- Formats i manteniment
- Utilitza formats estandarditzats: Per a assegurar que podràs obrir els fitxers en el futur, usa PDF, Word, Excel o CSV per a textos, i JPEG per a imatges.
- Neteja periòdica: Al final de la setmana, revisa la teua carpeta de “Baixades” i el teu escriptori per moure els documents importants a la seua carpeta corresponent. Elimina esborranys, versions antigues o còpies que ja no siguen útils.
- Gestiona el teu correu UJI sense estrès
El correu institucional és una eina de treball acadèmic, no és un simple xat i cal gestionar-lo amb eficiència.
- Crea bústies o etiquetes per any i activitat, amb els mateixos criteris i noms que has utilitzat en el núvol personal.
- Regla de la “bústia d’entrada a 0”: No acumules 500 correus sense llegir. Quan rebes un missatge d’un professor o de la universitat, actua: respon, arxiva en la carpeta corresponent (Per exemple: “Beca”) o elimina’l. L’objectiu és que a la bústia d’entrada només veges el que està pendent.
- Classifica els teus correus per prioritat “Urgent” o “Pendent de resposta” o utilitzant colors en les etiquetes per a que no et pase ninguna data d’entrega.
- Menys adjunts, més enllaços: Si has d’enviar un fitxer pesat a un company, puja el fitxer al núvol i insereix l’enllaç al missatge de correu en lloc d’adjuntar directament el fitxer; resulta més eficient i ràpid.
Checklist de revisió per al final de semestre:
Abans de donar per acabat un semestre o un projecte acadèmic, dedica 10 minuts a revisar la teua organització:
✅ He guardat cada apunt en la seua assignatura corresponent?
✅ Els noms dels fitxers tenen el format: Data_Assumpte?
✅ He eliminat els fitxers obsolets i les versions antigues?
✅ He buidat la safata d’entrada de correus innecessaris?
Posa en pràctica aquests petits hàbits i veuràs com la teua vida acadèmica és molt més senzilla i podràs accedir ràpidament als teus documents. Bon estudi!