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¿Qué sistemas de rastreo se están utilizando en las universidades?

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La mayoría de las universidades españolas han optado por los códigos QR para hacer el seguimiento de los contactos de un positivo por coronavirus. Otras han apostado por hacer este rastreo con la tarjeta universitaria que dispone cada usuario o con aplicaciones móviles corporativas que utilizan sistemas Bluetooth o, incluso, redes wifi para detectar las personas próximas a un contagiado.

Photo by United Nations COVID-19 Response on Unsplash

El código QR está teniendo una segunda vida, más de dos décadas después de su creación. Nos hemos acostumbrado a verlos para consultar cartas o menús en restaurantes, para acceder a un formulario o para registrar nuestro acceso a un edificio o evento. Y esto es, precisamente, lo que están haciendo la mayoría de las universidades españolas, desde el pasado mes de septiembre, con el inicio del curso 2020/2021, marcado por las medidas de seguridad de la pandemia. Estudiantes, profesores y personal escanean los códigos QR que se han colocado en la puerta de las aulas, en los edificios o, incluso, en las sillas o mesas disponibles, para registrar su asistencia y, así, facilitar el rastreo de contactos ante un positivo.

La aplicación UPCTrack rastrea los contactos a partir de QR Fuente: ESEIAAT/UPC

Utilizando también los QR otros centros, como la Universidad de Málaga(UMA), han integrado en su aplicación corporativa (appUMA) una función para que los alumnos se puedan identificar y puedan registrar el acceso a cualquier espacio, según consta en la Guía para el plan de prevención de la Universidad para el curso 2020/2021. Otro ejemplo lo encontramos en la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) que ha desarrollado la aplicación UPCTrack para que el estudiantado escanee con su móvil el QR que hay en cada una de las mesas de las aulas y, así, en caso de detectar un positivo, se pueda cortar la cadena de contagios.

Hay otras organizaciones que están compaginando varios sistemas. Es el caso de la Universitat Jaume I (UJI) que está registrando los movimientos de la comunidad universitaria a través de la tarjeta que dispone cada uno de los usuarios y que debe pasar por los dispositivos de lectura que hay instalados en aulas y edificios. Es el sistema que, tradicionalmente, ha utilizado el personal de administración para fichar su jornada laboral y el profesorado para hacer lo mismo con sus clases. Este sistema se ha complementado con la instalación de códigos QR en las aulas y se están valorando otras posibilidades para llevar a cabo este rastreo. Desde la Universidad Miguel Hernández de Elche (UMH) han optado por habilitar una función en aplicación oficial (UMH App) para que el estudiantado que quiera seguir las clases teóricas de forma presencial, reserve su puesto en el aula.

Rastreo automático a través de Bluetooth

La UJA APP registra la asistencia a clase a través de Bluetooth Fuente: UJA

Otros campus se han inclinado por otro tipo de tecnologías, como el sistema Bluetooth. La Universidad de Jaén (UJA) controla la asistencia del estudiantado en clase a través de la aplicación oficial (UJA App). Desde el móvil del profesorado se emite una baliza Bluetooth que el estudiantado recoge desde su móvil para registrarse automáticamente. Además, se ha habilitado un enlace web para las personas que no dispongan de dispositivo móvil o tengan problemas de conexión. Aunque la Universidad de Murcia(UMU) también está utilizando los códigos QR para registrar la presencia en las aulas a través de la aplicación oficial (UMUApp), ya ha anunciado que “se está trabajando para implantar un sistema más avanzado a través de Bluetooth”, que facilite y automatice el registro a toda la comunidad universitaria, sin necesidad de tener que hacerlo manualmente.

Seguimiento a través de los datos de la red wifi

Noticia sobre la aplicación DeteCCovid, desarrollada por la UPV Fuente: UPV

A los QR y los sistemas Bluetooth, aún se añade un tercer elemento: las redes wifi. Es la solución tecnológica que ha escogido la Universitat Politècnica de València (UPV) que ha desarrollado DeteCCovid, una herramienta informática “basada en un algoritmo que, rastreando los teléfonos móviles de forma totalmente anonimizada, ayuda a detectar a las personas que han estado próximas a un usuario contagiado con COVID-19, clasificando el riesgo de contagio en función de lo cerca que hayan estado y de la duración del contacto”. No requiere la instalación de ninguna aplicación y se nutre de la información que captan las redes wifi, de manera que utiliza la geolocalización proporcionada por los dispositivos móviles para construir el trayecto de los usuarios, a partir de datos que son almacenados durante un máximo de 21 días.

Sea cual se la opción por la que han optado las universidades, prácticamente todas recogen en sus protocolos o planes de contingencia la recomendación de descargar y utilizar la aplicación Radar Covid, desarrollada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transferencia Digital. Una aplicación que no está teniendo la eficacia esperada inicialmente porque los ciudadanos no la están descargando como se había previsto. Y es que se requiere un uso masivo para que este tipo de herramientas sean efectivas. De hecho, un estudio de la Universidad de Oxford, del pasado mes de abril, apunta que para que este tipo de sistemas tengan resultados óptimos, aproximadamente el 60% de la población debería tenerlo instalado.

Dos mejor que uno: autenticación con doble factor

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La Universitat Jaume I (UJI) de Castelló es una de las primeras universidades públicas españolas en implantar la autenticación de doble factor, tal y como marca el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Con este sistema, los usuarios deben autenticarse con dos mecanismos diferentes para acceder a los servicios informáticos, haciendo muy difícil su suplantación, aunque alguien pueda conocer su contraseña.

Photo by CMDR Shane on Unsplash

Hoy en día, es relativamente sencillo conocer la contraseña de un usuario. Las brechas en la ciberseguridad se han puesto en evidencia, por ejemplo, con los robos masivos de datos, el caso del hackeo a las cuentas de correo electrónico de los jueces del ‘procés’ o el reciente descuido del equipo de la ministra de Defensa de Países Bajos que permitió que un periodista se colara en una reunión secreta de la Unión Europea por videoconferencia. Poniendo simplemente ‘conocer contraseña’ en el buscador Google obtenemos hasta 141 millones de resultados, que nos dan una idea del alcance del problema. Precisamente, la autenticación con doble factor lo que intenta evitar es eso: intrusiones y hackeos.

Se trata de una medida de seguridad para acceder a los servicios y aplicaciones informáticas, de manera que el usuario ha de aportar, además de su contraseña, un código de verificación extra. Algo parecido a lo que llevan haciendo, desde hace tiempo, los bancos y que más recientemente se ha extendido a comercios online o redes sociales. El Esquema Nacional de Seguridad (ENS) marca que la autenticación con doble factor se debe exigir en aquellos servicios y sistemas TIC calificados de categoría de protección media o alta. Siguiendo esta normativa, la UJI ha implantado este mecanismo de acceso a algunas de sus herramientas informáticas. Es una de las primeras universidades españolas en aplicarlo junto a la Universidad de Granada, la Universidad de Salamanca, la Universidad Complutense de Madrid, la Universidad Rey Juan Carlos o la Universidad de Córdoba.

Pantalla para introducir el segundo factor de autenticación en la UJI

Para acceder a los servicios, los usuarios deben autenticarse, primero, como ya era habitual, con su nombre y clave de acceso y, después, aportar un número de seis dígitos de un solo uso. Un código que se puede obtener usando la aplicación móvil Google Authenticator, a través de un SMS o de un correo electrónico a una cuenta alternativa a la corporativa. Además, el sistema genera también, automáticamente, un listado de números de un solo uso para utilizarlos cuando no se tiene a mano ni el teléfono móvil ni el correo electrónico. Todos los detalles de su funcionamiento están recogidos en un manual de usuario. Durante los últimos meses, la Universidad castellonense lo ha estado probando con un grupo reducido de usuarios y con algunas aplicaciones concretas y, a partir de ahora. lo irá extendiendo de manera progresiva a toda la comunidad universitaria y a todos los servicios con protección media y alta.

El objetivo máximo del doble factor es incrementar las medidas de seguridad y hacer muy difícil la suplantación de la identidad de un usuario, aunque alguien pueda llegar a conocer su contraseña. En definitiva, con la doble autenticación, los ciberdelincuentes o hackers tienen mucho más complicado acceder a nuestras llaves y servicios.

El CIO en la administración pública

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Aunque la pandemia por la COVID-19 ha puesto en valor la figura del CIO, muchos profesionales TI coinciden en que es un perfil poco visibilizado en las administraciones públicas. Las condiciones poco atractivas, la falta de promoción interna o la ausencia de una regularización profesional pueden ser algunas de las causas por las que continúa siendo un rol que pasa desapercibido en la maquinaria de muchas instituciones públicas.

Photo by Tamara Gak on Unsplash

El Chief Information Officer (CIO), es decir, el director de sistemas de información se ha convertido durante la crisis sanitaria en un perfil clave para el funcionamiento de muchas organizaciones y empresas, sobre todo, con la imposición del teletrabajo. En los centros de educación superior, por ejemplo, seis de cada diez líderes TI reconocen que la importancia del papel del CIO ha aumentado desde el inicio de la pandemia, según una encuesta realizada por EDUCAUSE a 243 profesionales. Afirman que tienen un mayor papel en las decisiones estratégicas. “La pandemia claramente ha incrementado la conciencia de la necesidad de que el CIO intervenga en todo lo que toca la tecnología (que, en estos días, es casi todo)” afirma el director de investigación en EDUCAUSE, Christopher Brooks.

Importancia del rol del CIO en las actividades estratégicas. Fuente: EDUCAUSE

A pesar de esta visión, son muchos los profesionales TI que consideran que la figura del CIO y, específicamente, en la administración pública está aún poco valorada. Aunque la COVID-19 ha puesto el foco en las TIC, “en las administraciones públicas el CIO es el friki de los cables y el que está siempre pidiendo dinero” según resaltó el director del Área de Tecnologías y Recursos de la Información de la Universitat Politècnica de València (UPV), Rubén Ruiz, durante la la mesa redonda ‘El valor del CIO público’ en el marco de la Semana de la Informática 2020, organizada por el Colegio Oficial de Ingeniería Informática de la Comunidad Valenciana.

Mesa redonda ‘El valor del CIO público’ en el marco de la Semana de la Informática

“Es un perfil a vitaminar” añadió el director de Gestión Electrónica de la Universitat de València, Pedro Morillo, quien subrayó la “precariedad de los profesionales TI en las instituciones públicas”. Las razones de la baja valoración de este rol se pueden encontrar en la escasa formación, las dificultades de promoción interna (además de ser muy complicada, en la pirámide de gestión hay pocos especialistas TI) y las condiciones son poco atractivas y hacen que los nuevos egresados encuentren sueldos mucho más altos y con una mejor proyección en empresas privadas.

El papel del CIO en la transformación digital

Para la responsable de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Ayuntamiento de Moncada, Amparo Cabo, la incorporación del CIO en la administración pública va directamente ligada a la apuesta clara “por la digitalización consolidada”. En esta misma línea, la jefa del Servicio de Informática del Departamento de Salud de Castellón, Victoria Martí, señaló que “el CIO público es el que debe liderar la revolución de los servicios digitales a los ciudadanos”. “Debemos ser parte de la dirección” sentenció Martí quien recordó que “no se ha dado valor a este cargo” y que ahora, coincidiendo además en plena pandemia, se ha tomado conciencia que para “tener una administración online, se tiene que dotar de recursos”.

Regularización del perfil profesional

Al déficit de formación y las condiciones poco atractivas, se suma otra carencia: la ausencia de una regularización profesional. En la mesa redonda se oyeron diferentes puntos de vista. Pedro Morillo, por ejemplo, manifestó que aunque “estamos lejos de una regularización de este perfil”, se han conseguido incorporar expertos de la área TIC en el ámbito jurídico. Pero para Rubén Ruiz el objetivo “se está desdibujando” y cree que “vamos en la dirección contraria, al menos en las universidades, porque no se están delimitando las funciones TIC”. Sea como sea, la pandemia, ha dejado claro que las TI son un elemento clave para el engranaje de cualquier organizacióny, por tanto, los profesionales y los equipos que se encargan de su gestión también lo son.

Mesa redonda: ‘El valor del CIO público’ dentro de la Jornada ‘Informática as a service’

Trabajo híbrido, la nueva norma

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El teletrabajo aumentó hasta casi el 30% durante el confinamiento por la COVID-19. Aunque la cifra se ha reducido, hay quien ha regresado al despacho y hay quien está compaginando el trabajo remoto desde casa con jornadas en la oficina. Está claro que la pandemia ha dibujado una nueva rutina laboral pero ¿cuál es la clave para poder conseguir el éxito en un trabajo híbrido?

Photo by Nick Morrison on Unsplash

El Financial Times llamó recientemente al trabajo híbrido la “nueva norma”. Es la manera en que las empresas se adaptan a una nueva realidad en la que cabe la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar. La llegada de la COVID-19 impuso el teletrabajo y en España pasó del 6 al 26%, según un estudio de Fotocasa Research. Lo cierto es que, antes del inicio de la pandemia, eran pocas las compañías y, también los empleados, que apostaban por el trabajo remoto o por compaginarlo con la oficina.

Regulación del teletrabajo

La “nueva normalidad” que trae la crisis sanitaria ha cambiado esta situación por completo y ahora son muchas las organizaciones que están adoptando mecanismos y modelos de trabajo híbrido. Muchas de las grandes tecnológicas, como Google, Facebook o Twitter ya han anunciado que implantan el trabajo remoto hasta al menos el 2021 o incluso de forma indefinida. Otras como Atlassian, por ejemplo, apuestan por la flexibilidad y permiten trabajar desde “cualquier lugar”. En España, el reciente real decreto de trabajo a distancia quiere regularizar y ordenar este modelo de trabajo y da de plazo hasta abril de 2021 para que las organizaciones se adapten a la nueva normativa.

Experiencia de las universidades

¿Vuelta a la oficina o teletrabajo? Bajo este título la Sectorial de CRUE-TICquiso dedicar un taller en las últimas jornadas virtuales del mes de octubre al trabajo en remoto. El director del Área TIC en la Universidad de Castilla La Mancha (UCLM), Andrés Prado, explicó que en 2013 pusieron en marcha el primer proyecto piloto de teletrabajo en su universidad. La pandemia ha acelerado su implementación e, incluso, en algunos servicios se han impulsado “grupos burbuja” para trabajar en días alternos desde casa y desde la oficina. En la Universidad de Murcia también disponen de un plan de teletrabajo desde hace 10 años y ha pasado de una docena de empleados a unos 400, actualmente, según relató el director de Área de ÁTICA, Miguel Ángel García Lax.

Para Prado “hay que distinguir claramente entre el teletrabajo y el trabajo desde casa durante el confinamiento”. El nuevo panorama laboral que deja el coronavirus va a suponer un cambio cultural y “no solo para los equipos TI”. Según explicó, todo el personal debe hacer una reflexión sobre el trabajo por objetivos y sobre el espacio de trabajo en casa. La brecha digital y la conectividad son cuestiones que no pueden perderse de vista, como tampoco los riesgos que supone el trabajo en remoto, según manifestaron los conferenciantes. García Lax añadió que “el decreto nos va a organizar, es una oportunidad para dar forma” a este nuevo modelo de trabajo.

Taller ¿Vuelta a la oficina o Teletrabajo? 41a Jornadas de la Crue-Tic

Confianza, colaboración y flexibilidad

Pero aunque el teletrabajo se haya probado como efectivo y más productivo en algunos ámbitos, no hay que olvidar que una de las características intrínsecas del ser humano es la socialización y es algo que se debe mantener, ya sea en la oficina física, ya sea a través de las herramientas de colaboración, ya sea a través de las videoconferencias. Con todo esto sobre la mesa, muchas organizaciones se enfrentan ahora al reto de adaptarse a un modelo híbrido. ¿Cuáles son las claves?

  • Flexibilidad y colaboración. Son esenciales en ambas direcciones. Las herramientas de colaboración pueden ser un gran aliado. La firma Trelloha elaborado una guía para ayudar a los equipos a mejorar el trabajo híbrido.
  • Motivación y productividad. ¿Por qué volver a la oficina si hemos aprendido a teletrabajar? Porque las investigaciones apuntan que aquellos que trabajan uno o dos días a la semana desde casa están más motivados y son más productivos.
  • Contacto y socialización. En una época en la que se ha impuesto el distanciamiento social, la comunicación es fundamental. El contacto o las conversaciones con otras personas cara a cara, aunque sea con mascarilla y distanciamiento, son ahora una necesidad. Una buena opción puede pasar por dejar las tareas que requieren mayor concentración a espacios o habitaciones tranquilas de casa y, dejar para la oficina, el contacto con los miembros del equipo.
  • Confianza, transparencia y conciliación. Las compañías están aprendiendo a confiar en sus empleados y ambos deben apostar por la transparencia para conseguir llegar a buen puerto.
  • Cambios en el ritual de ir a trabajar. Levantarse y sentarse ante la mesa de trabajo en pocos minutos es una de las ventajas que destacan muchos de los que han probado el teletrabajo en estos últimos meses. Aunque se esté reinventando el modelo de trabajo, hay que saber diferenciar entre el escritorio y la silla y la cama del dormitorio.
  • Cultura corporativa. Las compañías y organizaciones deben mantener la cultura de empresa y oficina. Trabajar desde casa no puede aislar al empleado y debe sentirse que pertenece a la empresa o entidad.

Es momento de experimentar y de combinar oficinas físicas con empleados que trabajan desde casa. Los CEO de Atlassian, Mike Cannon-Brookes y Slack, Stewart Butterfield, analizaron hace unas semanas, en un webinar, los cambios que ha traído la pandemia y cómo sus compañías se están adaptando a esta nueva normalidad, impuesta por la COVID-19. Y es que este virus ha dado un vuelco a nuestras vidas, cambiando por completo nuestras rutinas de trabajo.

Slack Sessions: Navigating the disruption of work

Hear how these CEOs are navigating leadership, culture and employee well-being, the return to the office (or not), and… thedisruptionofwork.splashthat.com

¿Qué les falta a las videoconferencias?

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La socialización, la complicidad con los compañeros, el contacto visual cara a cara o el desarrollo de las relaciones profesionales son algunas de las cosas que echamos de menos en las reuniones virtuales. Las herramientas de videoconferencia se han convertido en un gran aliado durante la pandemia por la COVID-19. Pero aunque las compañías tecnológicas siguen lanzando y desarrollando mejoras, hay cuestiones que el mundo virtual sigue sin poder cubrir.

Photo by Chris Montgomery on Unsplash

Durante el estado de alarma por la crisis sanitaria del coronavirus, el tráfico de videollamadas llegó a crecer hasta un 500% en España, según datos de Telefónica. Aplicaciones como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Jitsi, Skype, WebEX o, incluso, otras menos conocidas como Whereby han visto como se disparaba su número de usuarios. Así, empezaba una auténtica batalla por conseguir la hegemonía del mercado de las videollamadas. Durante los últimos meses, hemos sido testigos de un goteo de anuncios sobre mejoras de encriptación para incrementar la seguridad, sobre nuevos mecanismos para aumentar los controles de acceso a las reuniones o sobre nuevas prestaciones para dividir una videoconferencia en diferentes grupos de trabajo o para conseguir salas de reuniones más atractivas y cómodas. Todo un arsenal de medidas para intentar hacerse con el control de este suculento mercado que, por lo que parece, va a continuar al alza durante una larga temporada.

Gráfica que muestra que el uso del chat es, por ejemplo, uno de los factores que más integra a los asistentes.
¿Qué involucra a los usuarios en un evento virtual? Fuente: IDC

A pesar de que nos hemos acostumbrado a su uso y hemos aprendido cómo mantener la etiqueta en una reunión virtual, seguimos echando en falta cosas de las reuniones presenciales. Es obvio que las videoconferenciasestán cumpliendo su objetivo y están facilitando la actividad y las relaciones laborales en el teletrabajo y en unos tiempos en que se ha impuesto el distanciamiento social. Aún así, las relaciones profesionales, la socialización y la creación de redes se están viendo afectadas. No es lo mismo ver a los compañeros a través de una pantalla y en un tiempo muy limitado, que sentarte junto a ellos rodeando una mesa y mirarlos a los ojos. Una investigación de IDC confirma que la gente todavía está buscando involucrarse en un evento virtual. Según el IDC Study: Virtual Meetings and Conferences, el 57% de las organizaciones no busca implicar a los asistentes ni les permite participar como grupo. Y es que los ciudadanos esperan mucho más de una reunión virtual, ya que prácticamente todo el mundo las ha estado utilizando para su uso doméstico y, por tanto, tiene grandes expectativas puestas en estas aplicaciones informáticas.

Interpelar a los participantes, preguntarles a través del chat y usar herramientas de comunicación en línea son solo algunos de los gestos que consiguen involucrar a los asistentes en un encuentro virtual. Y es que parece que nos estamos cansando de ver a nuestros compañeros o colaboradores en una pantalla en forma de mosaico o cuadrícula. Lo han bautizado como “fatiga Zoom” y quizás sea, por eso, que las compañías tecnológicas están corriendo a implementar nuevas funciones que incrementan la interacción entre los participantes o que simulan diferentes espacios en los que los asistentes aparecen todos sentados, uno al lado del otro, intentando reproducir la tan añorada sala de reuniones de la oficina. Todo eso mientras empezamos a oír hablar de cómo usar la realidad virtual en los encuentros de trabajo.

Lecciones aprendidas de la migración al cloud

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Cuatro años después de dar el salto a la nube, la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló está preparando una nueva licitación pública para sacarla el próximo mes de diciembre. Justo ahora es momento de hacer balance de la experiencia, de poner en valor lo aprendido en este tiempo y de fijarse nuevos deberes para el futuro.

Momento de la intervención de Ricardo Borillo en la jornada de Semana de la Informática a través de Zoom

Ricardo Borillo explicó en su ponencia la experiencia de la UJI en su migración al cloud

Echamos la vista atrás y ya han pasado casi cuatro años desde que la UJI migrara todo su entorno de gestión al cloud, convirtiéndose en la primera universidad española en dar ese paso. La reducción y el control del coste y de los recursos que se dedicaban al mantenimiento de los equipos técnicos fue uno de los principales motivos para dar este salto. La flexibilidad del pago por uso de servicio también ha sido una de las principales ventajas y “nos ha permitido, por ejemplo, dar cobertura a la docencia online por la pandemia sin tener que preocuparnos por la contratación”, según explicó nuestro compañero Ricardo Borillo, analista de la Unidad de Análisis y Desarrollo TI (UADTI) de la UJI en su ponencia ‘4 años en el cloud. Presente y futuro del entorno de gestión UJI’ en el marco de la Semana de la Informática organizada por el Colegio Oficial de Ingeniería Informática de la Comunidad Valenciana.

Listado de empresas certificadas en el ENS, entre las que se encuentran Amazon Web Service, Google o Microsoft Azure
Empresas certificadas en el ENS Fuente: CCN

La seguridad informática que ofrece actualmente el cloud hace que sea una infraestructura robusta y madura, según Borillo quien recordó que ya existen muchos casos de éxito y no solo en la administración pública, sino en empresas de gran envergadura. Además, todos los proveedores de nube pública cuentan con certificaciones de ciberseguridad y se ajustan al cumplimiento de la normativa, como es el caso del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) o el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

La ponencia se enmarcaba en la jornada: ‘Hacia una administración as a service’. Y es que la nube, precisamente, ha favorecido y ha ayudado a apostar por el software as a service (SaaS) en la universidad castellonense. Se están tratando todos los servicios como si fueran un SaaS, también los que desarrollan empresas externas. “Ha sido un cambio de mentalidad” pero nos hace “más flexibles en nuestra arquitectura” y “nos prepara mejor para los cambios” afirmó Borillo. Con el cloud, además, la Universidad se está beneficiando de todas las prestaciones que ofrece el proveedor, en este caso Amazon Web Service (AWS), y se puede centrar el foco en elementos clave como son la docencia y la gestión y dejar en manos del proveedor otros servicios auxiliares como la gestión de datos o el sistema de ficheros. Se ha pasado de una estructura en que prácticamente se gestionaba todo, desde la instalación de servidores y redes, a una plataforma de software as a service.

Diapositiva con la cuota de mercado del cloud encabezada por Amazon

Tras cuatro años de experiencia, Borillo quiso destacar algunas cuestiones que serán clave en la gestión del cloud de cualquier organización:

  • El futuro es multi cloud y, por tanto, no se puede descartar un entorno híbrido de servicios, almacenamiento y computación gestionado por una infraestructura privada y otra pública, que puede pasar por AWS, Azure o Google Cloud, entre otros.
  • El futuro es serverless, es decir, la computación sin servidor. “No es que no haya servidores, pero en el horizonte los veremos menos y los vamos a instalar menos”. De hecho, durante estos cuatro años, la tendencia en la UJI ha sido reducir al máximo el número de servidores locales y apostar por servicios de computación.
  • Contar con un equipo multidisciplinar. Es esencial involucrar al equipo desde el principio, que lo entienda y que continúe aprendiendo constantemente. Es básico, según Borillo, para emprender esta aventura, evolucionar y seguir creciendo en la nube.

Intervención de Ricardo Borillo en la Semana de la Informática en el marco de la Jornada: Hacia una administración as a service

Evitar las barreras digitales en la crisis del coronavirus

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Hacer la tecnología más accesible ante la pandemia de la COVID-19 está siendo una prioridad para las unidades responsables de la accesibilidad de las universidades españolas. El coronavirus ha supuesto un salto en la transformación digital de las instituciones y los campus están sumando esfuerzos para conseguir que todas las herramientas digitales sean accesibles a todos los usuarios.

Photo by Patrick Tomasso on Unsplash

Incorporar subtítulos en los vídeos, añadir una descripción alternativa a las imágenes y evitar aquellas que son solo decorativas, eliminar los elementos móviles, indexar los contenidos o cuidar el tipo y tamaño de fuente. Estas son solo algunas de las recomendaciones para conseguir que los contenidos digitales sean accesibles a todos los usuarios y más teniendo presente quejusto desde el 23 de septiembre de 2020 todos los sitios web del sector público deben ser accesibles, de acuerdo al Real Decreto 1112/2018.

Todos estos consejos toman aún más protagonismo en la actual situación de crisis sanitaria, en la que las personas con discapacidades o necesidades especiales no pueden tener vulnerados sus derechos. El distanciamiento social, por ejemplo, impide a las personas con discapacidad auditiva contar con servicios de interpretación y las mascarillas no les permiten leer los labios. Otra barrera la encontramos en la ausencia de subtítulos, por ejemplo, en videollamadas y en los pódcast. Por tanto, la pandemia no puede ser una excusa y hay que conseguir que todos los recursos digitales sean accesibles a todos los posibles usuarios, tengan o no necesidades especiales.

La accesibilidad centrada en el usuario

En este sentido, por ejemplo, la Unidad Responsable de Accesibilidad de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló ha colaborado, en los últimos meses, en un curso de formación destinado a los gestores del contenido del portal web corporativo para transmitir consejos y herramientas de cómo publicar información de forma accesible. Y es que está claro que las páginas web no son responsabilidad solo del personal informático, sino de todos los servicios, unidades y departamentos que las nutren de contenido. Otro ejemplo es el de la Unidad de Accesibilidad Digital de la Universidad de Alicante, que ha puesto a disposición de la comunidad universitaria y de la sociedad un listado de vídeos cortos para aprender a ser más accesibles mediante el uso de la tecnología y evitar las barreras digitales que puede crear la pandemia.

Además, todas las unidades responsables de la accesibilidad digital están ahora inmersas en la preparación de los primeros informes obligatorios para ajustarse a la normativa. Para el 1 de octubre de este 2020, deben tener disponibles el Informe sobre la atención de quejas y reclamaciones, el Informe de seguimiento sobre el cumplimiento de los requisitos de accesibilidad y el de seguimiento sobre la promoción, concienciación y formación. Para ayudar y aclarar dudas, el Observatorio de Accesibilidad ha publicado diferentes modelos de informes y una serie de vídeos explicativos. Y es que a partir de este año 2020, las instituciones públicas deberán tener estos informes anuales disponibles antes del 1 de octubre de cada año.

Retos para el nuevo curso

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Llega septiembre y, como cada año, es momento de plantearse metas, objetivos y propósitos. Aunque la situación sigue siendo muy incierta, está claro que la tecnología es imprescindible para combatir la COVID-19 y, también, clave para la nueva era que nos deja el coronavirus. Arrancamos este “nuevo curso” con nuestra checklistllena de tareas.

Cubo de Rubik representando el reto que la situación supone para todos.

Photo by Olav Ahrens Røtne on Unsplash

A pesar de que el 2020 haya supuesto un auténtico salto en la transformación digital y la digitalización de las organizaciones, el gasto en tecnologías de la información (TI) se reducirá un 7,3%, principalmente en dispositivos y en sistemas de datos, según las previsiones de Gartner. El Estudio del Impacto de la COVID-19 en la inversión TIC en España de la consultora IDC Research revela que la inversión se ha centrado este año sobre todo en tecnologías de colaboración para el trabajo remoto, impuesto por la pandemia. Con un panorama todavía muy incierto, nos encontramos ante una avalancha de preguntas sobre la mesa.

¿Qué papel seguirá jugando la inteligencia artificial en la lucha contra la COVID-19? ¿El control de la crisis sanitaria está poniendo en jaque nuestra privacidad? ¿El teletrabajo se quedará más allá de este 2020? ¿Nos acostumbraremos a estar cada vez más monitorizados por la tecnología? ¿Latelemedicina seguirá cogiendo terreno a la nueva realidad asistencial? ¿La robótica y los chatbots nos ayudarán en la automatización de algunos servicios? ¿El Big Data acelerará la investigación contra el coronavirus? Son solo algunas de las cuestiones que nos vienen a la cabeza pensando en cómo la pandemia está condicionando nuestras vidas y cómo le ha dado un auténtico vuelco al mundo.

La COVID-19 abre nuevos desafíos a los equipos TI

Empezamos septiembre pensando en todos los desafíos a los que nos está enfrentando este maldito virus. Septiembre es un mes de plantearse retos pero también de mirar atrás. Durante los últimos meses, hemos tenido que lidiar con situaciones que nunca hubiéramos imaginado, desde teletrabajar de forma masiva a incrementar la capacidad del Aula Virtual de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló para poder realizar los exámenes de forma totalmente telemática. Las herramientas de videollamada y lasaplicaciones colaborativas se han convertido en un gran aliado en estos tiempos. Las mascarillas, el distanciamiento social, el gel hidroalcohólico, el control de aforos o las mamparas forman ya parte de nuestra rutina diaria. Y con todo esto, la tecnología se está demostrando como una gran arma para combatir la pandemia.

Veremos si, en los próximos meses, podemos dar respuesta a toda esta retahíla de preguntas y dudas. Desde nuestra ventana seguiremos atentos a todos estos cambios y a otros que aún, a día de hoy, ni se nos pasan por la cabeza.

Digitalizar el proceso de firma del POD

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La Universitat Jaume I (UJI) de Castelló acaba de añadir una nueva función a su aplicación informática de Planificación docente para incorporar la firma del plan de ordenación docente (POD). El nuevo mecanismo evita la impresión de papeles, que se tenga que esperar a la firma física y, por tanto, agiliza todo el proceso. Una medida que adquiere aún más relevancia en plena pandemia por la COVID-19.

Imagen simbólica de Interfaz de usuario para la firma electrónica del Plan de Ordenación Docente

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Los centros, los departamentos y el profesorado de la UJI ya no tendrán que imprimir y firmar en papel el POD del próximo curso 2020/2021. La Unidad de Análisis y Desarrollo en Tecnologías de la Información, a petición de la Oficina de Planificación y Prospectiva del Vicerrectorado de Ordenación Académica y Profesorado, acaba de implementar una nueva función en la aplicación informática de Planificación docente que permite digitalizar todo el proceso de firma del POD. Con este nuevo mecanismo, los informes que elaboran los departamentos, no tendrán que pasar de mano en mano hasta completar todas las firmas necesarias. Y esto en tiempos de coronavirus es fundamental.

Pantalla de inicio de Planificación docente con la opción para firmar el POD remarcada en color rojo
Aplicación de Planificación Docente

La digitalización de la firma del POD busca, también, reducir los recursos naturales, como papel o tóner, disminuir la necesidad física de archivos y tener un mayor y mejor control del proceso, para saber qué informes se han gestionado y cuáles no. Así, todos los agentes implicados en la aprobación del POD, desde el personal de administración y servicios de los departamentos hasta el profesorado, pasando por las direcciones de departamento y los decanatos y direcciones de centro pueden entrar en la aplicación para consultarlo y firmarlo. Todo ello permitirá, en definitiva, facilita y agiliza la gestión de la aprobación del POD. Las nuevas funciones se han documentado y recogido en el manual de usuario, disponible en la página web de Manuales de aplicaciones y servicios tecnológicos de la UJI.

Esta mejora estaba prevista en la cartera de proyectos TI de la UJI y su puesta en marcha ha coincidido en plena pandemia por la COVID-19. Supone dar un paso más en la digitalización de la Universidad y en el camino hacia la administración electrónica. Se ha estrenado en los grados y se prevé que, en un futuro, se pueda extender al procedimiento de aprobación formal de los másteres oficiales. Planificación docente es una herramienta informática fundamental para diseñar y definir la ordenación académica de los estudios oficiales de la Universidad y, año tras año, incorpora nuevas funciones que amplían su potencial.

El proceso de onboarding, vital para el aterrizaje en una organización

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La incorporación y adaptación de los nuevos empleados a una organización es clave para su desarrollo y actividad. Por eso es importante el proceso conocido con el término anglosajón onboarding. Consciente de ello la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló acaba de publicar dos guías digitales dirigidas al personal docente y al de administración y servicios. Se trata de facilitar su llegada y orientarlos en su integración.

Ilustración conceptual del inicio en una nueva organización, representando el proceso de onboarding

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El proceso de onboarding, es decir, de incorporación es una “jerga administrativa creada por primera vez en la década de los 70 y que se refiere al mecanismo a través del cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, habilidades y conductas necesarias con el fin de convertirse en miembros de la organización efectivos y expertos”. Para conseguir un bueno proceso de integración en cualquier empresa o institución, es fundamental acompañar y guiar a los nuevos trabajadores.

Precisamente, con esta premisa, la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló ha publicado dos guías en línea destinadas al profesorado y al personal de administración y servicios que recogen todos los servicios y herramientas tecnológicas que la Universidad pone a su disposición. Ofrece, en un mismo lugar, la información esencial para que el nuevo empleado conozca la Universidad lo antes posible y se familiarice con su funcionamiento y cultura institucional. Se trata de evitar que, en un momento de desorientación e incertidumbre como es la llegada a nuevo puesto de trabajo, el personal tenga que dar tumbos de un lado a otro buscando información sobre qué pasos debe seguir, qué trámites debe completar o qué servicios le ofrece la Universidad.

El usuario continúa siendo una prioridad

Portada de la guía del Personal Docente e Investigador. Se ven los diferentes apartados con información y documentación
Guia del PDI

La UJI sigue, así, con su apuesta por la transformación digital dentro de su Plan UJI digital. La Unidad de Análisis y Desarrollo en Tecnologías de la Información (UADTI) se ha ocupado de desarrollar estas guías, con la ayuda y colaboración del Centro de Educación y Nuevas Tecnologías (CENT), el Comisionado de la Rectora para la Coordinación del Gabinete del Rectorado e Impulso Digital, el Servicio de Recursos Humanos y los Vicerrectorados de Ordenación Académica y Profesorado y de Investigación y Transferencia. El usuario continúa siendo una prioridad en el funcionamiento de las herramientas y servicios tecnológicos. En este sentido, desde UADTI se apostó, inicialmente, por documentar las aplicaciones y herramientas tecnológicas que diseña el personal TI, bajo una licencia abierta, y ahora se ha dado un paso más con la creación de estas guías. Todo un conjunto de materiales de ayuda que se puede consultar en la página web www.manuals.uji.es